住宅履歴情報を効率的に管理したい

住宅履歴情報の管理は、件数が増えるほど工務店の負担になります。効率化の考え方をまとめました。

そもそも住宅履歴情報（いえかるて）とは？

住宅履歴情報とは、住宅がどのような構造・性能でつくられ、建築後にどのような点検・修繕・リフォームが行われたかを記録・蓄積したものです。国土交通省は「住宅履歴情報の蓄積・活用」を長期優良住宅の普及とあわせて推進しており、愛称として「いえかるて」の名称が用いられています。

具体的な書類は、大きく新築時と居住後に分けられます。

【新築時】

• 建築確認・地盤調査報告書
• 工事監理報告書
• 検査済証
• 建設住宅性能評価書
• 長期優良住宅認定書類
• 竣工図
• 住宅設備機器の保証書・取扱説明書
• 瑕疵担保保険関係書類

【居住後】

• 定期点検記録
• 維持保全計画書
• 修繕やリフォームの記録
• インスペクション報告書

参照元：国土交通省（https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk4_000001.html）

参照元：一般社団法人 住宅長期支援センター（https://www.holsc.or.jp/iekarute/policy/）

住宅履歴情報の管理は誰の責任？工務店が担う役割

住宅履歴情報の保存は、原則として施主（住宅所有者）に義務づけられています。とくに長期優良住宅では、建設後最低30年間にわたり維持保全と履歴の保存を継続することが前提となり、報告を怠ったり虚偽の報告をした場合には、30万円以下の罰金や長期優良住宅の認定取り消しといった不利益が生じる可能性があります。

一方で、工務店側に直接の保存義務はありません。ただし実務では、竣工図面や性能評価書などを保有しているのは工務店側であるケースがほとんどで、結果として「施主に代わって作成・保管を支援する立場」になりやすいのが実情です。

そのため、履歴情報を整えて保有しておくこと自体が、アフター対応・修繕提案・売却時の資料提供といった場面での付加価値となり、施主との長期的な関係構築にもつながります。国土交通省の主導で設立された一般社団法人住宅履歴情報蓄積・活用推進協議会も、こうした住宅履歴の蓄積・活用の普及を推進しています。

引用元：AnyONE コラム（https://www.any-one.jp/shigoto/29929/）

参照元：国土交通省（https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk4_000001.html）

住宅履歴情報の管理で工務店が抱えがちな課題

住宅履歴情報は、施主にとってメリットが大きい一方で、保存・蓄積そのものには手間がかかることがあります。

長期にわたって保存し続けるリスク

棟数が積み上がるほど、紙の書類・PDF・写真・図面データが混在し、必要な資料をすぐに取り出せない状態になりがちです。長期優良住宅の場合は最低30年間の保存が前提となるため、担当者の異動や退職に伴って「あの書類がどこにあるか分かる人がいない」という属人化が起こりやすいのも特徴です。住宅建設会社が自社だけで30年以上の長期にわたって履歴を保存・蓄積し続けるのは、大きな負担になるとされています。

管理のデジタル移行が難しい

日々のアフター対応・定期点検・クレーム受付などが立て込むと、履歴情報の登録や更新は後回しになりがちです。「システムを導入したほうがよいのは分かっているが、入力・運用に人手が割けず、結局Excel台帳や紙のまま」といった状態から抜け出せない工務店も少なくありません。こうした「仕組みはあっても運用が回らない」問題を、どう解消していくかが実務上のポイントになります。

対応漏れなどの対策が難しい

アフター担当者が複数物件を並行して抱える中で受付から担当者への引き継ぎが属人的に行われると、対応漏れが発生し、対応の遅さが二次的なクレームに発展するリスクも指摘されています。履歴情報の更新だけでなく「いま各物件のメンテナンスがどこまで進んでいるか」を社内で可視化できるかどうかも、管理体制の重要な論点になります。

住宅履歴情報を効率的に管理する3つの選択肢

住宅履歴情報の管理を無理なく続けるには、自社の棟数・人員体制・アフターの手厚さに合わせて仕組みを選ぶ視点が重要です。ここでは代表的な3つの選択肢を整理します。

①住宅履歴情報サービス機関（いえかるて）に蓄積する

1つ目は、国土交通省の意向で設立された一般社団法人住宅履歴情報蓄積・活用推進協議会に登録された「住宅履歴情報サービス機関」に、履歴情報を預ける方法です。

申込みを行うと、住戸ごとに世界で唯一の「共通ID」が発行され、長期にわたり第三者機関で安全に蓄積できます。

参照元：一般社団法人 住宅履歴情報蓄積・活用推進協議会（https://www.iekarute.or.jp/）

②自社の顧客管理システム／CRMで一元管理する

2つ目は、建設業向けの業務管理システムやCRMを使い、顧客情報・工事情報・アフター履歴とセットで住宅履歴情報を一元管理する方法です。住宅業界特化型ソフトの中には、「登録住宅いえかるて」と連携し、普段の業務で入力した住宅情報をそのまま提供が可能。二重入力の手間を減らせます。

ただし、自社導入型は運用の柔軟性が高い反面、入力・更新を継続できる体制がなければ形骸化しやすいため、担当者と運用ルールをセットで整えることが前提になります。

③点検・アフター業務ごと外部に委託する（住宅定期点検代行）

3つ目は、「そもそも管理・入力する人手が足りない」という工務店に向けた選択肢で、住宅の定期点検そのものを代行会社に委託する方法です。アフター専任を置けない・システム運用に手が回らないといった場合でも、点検実施と履歴記録の作成をまとめて外部に任せることで、履歴情報を継続的に残せる体制がつくれます。

代行会社の中には、点検結果を専用WEBでリアルタイムに確認できたり、点検データを住宅履歴情報として自動的にオンラインで蓄積したりできる仕組みを持つところもあります。日々のアフター対応と履歴管理をセットで外注できるため、「アフター専任も社内システムも用意しづらいが、履歴だけはきちんと残したい」という工務店にとっては、現実的な選択肢といえます。

自社で抱え込む範囲を整理し、蓄積は第三者機関、業務管理は自社システム、実務は代行と組み合わせることで、無理のない運用に近づけることができます。

まとめ

住宅履歴情報は、施主にとっては住宅の資産価値を裏づける記録であり、工務店にとっては顧客との長期的な関係を支える大切な情報です。

管理方法にはサービス機関への蓄積、業務管理システムでの一元化、点検代行への外注といった選択肢があり、それぞれに強みと前提条件があります。自社の棟数・人員・体制に合わせて無理なく続けられる仕組みを選ぶことが、結果として質の高いアフター対応と信頼につながるのです。