点検内容を紙やエクセルで管理するのが難しい

住宅の定期点検において、書類を紙やエクセルで管理することに限界を感じている人に向けて、紙やエクセル管理における問題点を解説。具体的な解決策など解説します。

住宅点検で必要な書類について

住宅点検をスムーズに行うためには主に3つの書類が欠かせません。点検箇所の確認から詳細な状態の記録まで、それぞれの書類が異なる役割を持っています。

• 点検チェックシート：各社のフォーマットに従い、印刷して現地へ持参し、手書きで記録するのが一般的です。
• 詳細報告書：発生時期や原因など、チェックシートに書ききれない事象の詳細や、現地で撮影した写真をエクセルなどでまとめます。
• 対象物件の図面：事前に印刷して持参し、図面の用意が無い場合は全体写真を撮影して代用します。

これらの書類を適切に準備し、漏れなく記録することが点検業務の基本となります。

紙・エクセルでの管理が難しい理由

紙やエクセルでの管理には、情報の検索性や情報の共有が難しいなどの問題点があります。

データが個人のパソコンや物理的なファイルに分散してしまい、過去の履歴や必要なデータをすぐに見つけ出せないからです。

また、現場で紙に記録した後、事務所に戻ってからパソコンで入力や転記作業を行う必要であり、入力作業においても時間のロスやヒューマンエラーが問題となります。

紙、またはエクセル入力であっても、こうしたアナログな管理方法は業務効率を悪化させ、通常の業務を圧迫する原因ともいえるのです。

紙やエクセルでの管理が難しい場合の対処法

情報の管理を効率化し、負担を軽減するためには、スマートフォンやタブレットで利用できるクラウドサービスや専用アプリの導入が効果的です。

導入することで、現場で入力したデータや画像が即座にクラウド上に保存・データベース化されます。その後閲覧する場合も、誰でも簡単に必要な情報を素早く検索できるのがメリットなのです。

具体的な手順として、まずは住宅関連に特化した点検アプリを導入し、現場での記録をペーパーレス化。次にビジネス用のチャットツールを併用して、写真や報告内容をリアルタイムで社内共有します。

さらに、毎日行う定型作業や報告書作成のフォーマットをテンプレート化して自動化を進めます。これにより、事務所に戻ってからの入力作業がなくなり、業務時間の短縮も目指せるでしょう。

定期点検代行会社への依頼

自社でのデジタル化や人材確保が難しい場合は、定期点検代行の会社に依頼することを視野に入れてもよいでしょう。

専門知識を持った代行業者が点検から報告書の作成までを行ってくれるため、自社の負担を最小限に抑えつつ品質の担保も行えるのです。

ほかにも、代行業者に依頼することで、人手不足による業務の遅れや引き継ぎの手間を解消できます。そもそも定期点検の業務自体に人手不足による負担がある会社であれば、アプリを導入するよりも代行会社へ依頼すれば、問題の抜本的な対策が行えるでしょう。

そのほか、代行会社によっては分かりやすいシステムを共有・利用することができたり、自社専用にカスタマイズされた写真付きの報告書を作成・データ化してもらえたりすることも可能です。依頼することで、紙・エクセル管理の煩雑さや、新しい管理ソフトを操作する難しさなどの問題も解消できるでしょう。

専用のクラウドサービスやアプリ・代行会社への依頼などで業務負担を抑えられれば、スムーズな顧客対応が可能となります。本来のコア業務に集中しやすくなるのは大きな利点といえるでしょう。